忙しいオフィスで働いている人なら、きっと個室の壁越しに次のような会話を聞いたことがあるでしょう。申し訳ありませんが、一口食べる機会はまったくありません。実はここ数日は予約がいっぱいなんです。」
皮肉なことに、私たちの多くは、疲れる仕事のスケジュールに満足している人を見つけるのが難しいのに、立て続けに会議が詰め込まれた個人的なスケジュールを抱えていることに奇妙な誇りを抱いているということです。 。
現代の仕事の世界では、オーバーブッキングのカレンダーがプロフェッショナルのステータスシンボルとなり、多くの創業者、幹部、従業員が名誉のバッジとして身に着けています。このような多忙な人々にとって、ぎっしり詰まったカレンダーは重要なものです。それは彼らが需要があるという信号を送ります。 「Slack を見逃してごめんなさい。 「私は一日中非難されてきました」は、私は人気商品であるという、少し異なるメッセージを伝える巧妙な方法になりました。なぜそうしないのですか？
オーバーブッキングスケジュールが職場のステータスシンボルになっている理由は次のとおりです
オーバーブッキングされたカレンダーは誤ったフレックスです
私は、詰め込みすぎたカレンダーは必ずしも重要性や地位を反映しているわけではなく、まったく別の何かの兆候である可能性があると主張します。それは、計画が不十分であるか、燃え尽き症候群に陥っていることを示している可能性があります。
あるいは、過密なスケジュールは勤勉さの表れであり、実際には単に誰かが努力しようとしているだけなのかもしれません。 見て 忙しい。場合によっては、詰め込まれたカレンダーが言い訳になることもあります。私たちのほとんどは、メールに返信したり、対面で大変な作業をしたり、山のような単調な仕事に取り組むのが好きではありませんよね。まあ、フラッシュカレンダーは、短期的には実際にやらなければならないことに取り組むのを避けるための良い戦略となります。しかし、今日の仕事を明日の問題にするために無駄な努力をすることは、どの企業も望んでいない種類の「効率」です。
そして、この不健全なビジネス文化に対処することに関して言えば、「テクノロジーはうまく機能するが、機能しなくなるまではうまく機能する」という職場の格言がここにも当てはまります。すべてのデバイスでアクセスして更新でき、同僚と共有できるデジタル カレンダーや、見逃せない会議や重要なイベントのアラートや通知を配信するカレンダー ツールは、多くの場合、私たちの勤務時間に重要な役割を果たします。しかし、パンデミックの発生以来見てきたように、リモートワークやハイブリッドワークの新たな、または拡張された次元、朝から夕暮れまでの会議の肥大化、テトリスのようにカレンダーの隅々まで埋めようという考え方が生まれました。取締役会は実際には個人の生産性やチームの収益に役立っているわけではありません。どちらかといえば、それはそれを傷つけます。
カレンダーを保護する
つまり、私たちが話しているのは、実際には会議やカレンダー ツールの価値ではなく、より根本的なこと、つまり適切な時間管理を優先することの重要性についてです。これは職場で口先だけで言われることが多いものですが、職場で議論される割には、それが何を意味するのかを実際に理解している人はほとんどおらず、ましてやそれを効果的に見抜くことができる人はほとんどいません。
現状では、現在のカレンダー文化がオフィスの時間管理の黄金律となっています。忙しい同僚やマネージャーが「さあ、カレンダーに時間を入れてください」と言うのを何度聞いたことでしょう。私たちのデフォルトの問題解決モードは、考えのない適当なやり方になっていて、他人に負担を押し付け、あらゆる問題を 30 分のブロックとドーナツでいっぱいの会議室に集めて、継続的に進めています。
もちろん、問題は、すべての会議がスケジュールを妨げ、関係者全員にとって時間の無駄になる可能性があることです。これは、その部屋にいる全員が、時間の始まりに、夢中になっていた生産性の高い作業活動を中止し、ギアを切り替えたり、散歩したり、Zoom をセットアップしたりして待つ必要があることを意味します。立て続けに会議をすると時間の無駄につながります。必然的に、誰かがトイレに立ち寄ったり、見逃せない電話に出たり、長居したりする必要があります。 別の ミーティング。
さらに悪いことに、多くの会議は生産的ではありません。多くの場合、「これは電子メールだったのでしょうか?」という質問に対する答えは見つかりません。は「はい」です。
カレンダー文化に対する最善の対応は何でしょうか?
各人が自問する必要があるより大きな問題は、カレンダーを積み重ねることが最も効果的な時間の使い方であるかどうかです。場合によっては、従業員の役割や会社のニーズに応じて、完全なカレンダーが必要になる場合があり、それが正当な収益源となる場合もあります。また、従業員が単にオーバーブッキングされることを目的としてオーバーブッキングしている場合もあります。
この種の悪化に対抗するための実証済みの戦略があり、これには従業員アンケート、マネージャーのレビュー、第三者評価などのオフィス効率評価が含まれます。勤務中にホールモニターやカレンダー警察が一日中肩越しに潜んでいるのが好きな人はいません。繰り返しになりますが、不必要な会議で時間を無駄にしたり、電子メールで表現できたかもしれない考えによって勤務時間が日常的に延長されることを好む人はいません。
したがって、私たち全員の利益のために、カレンダー文化を取り締まる時期が来ています。なぜなら、ただ忙しいというだけのために忙しい文化では、効率的な組織を運営することはできないからです。会議が提案されたら、「これは私の時間、そしてさらに重要なことに、私のチームの時間の生産的な使い方だろうか?」と自問してください。この会議は、私たちが会社として戦略を立てていることと一致していますか?目的、議論のポイント、参加者の期待、実行項目は参加者にとって明確に明確ですか?」
答えが「はい」の場合は、そのまま実行してください。この会議は生産的な成果をもたらしそうだ。そうでない場合は、その会議に価値があるかどうかを精査してください。不要な会議をスケジュールから早く削除すればするほど、実行する必要のある実際の作業に早く取り掛かることができるからです。
