社会的距離と新型コロナウイルス感染症による外出禁止令の狭間で、企業は仕事に取り掛かるためにビデオ会議サービスに目を向けている。これらのサービスは接続に役立ちますが、プライバシーとデータ セキュリティの新たなリスクももたらします。オンラインでビデオ会議を主催または参加する前に留意すべきヒントをいくつか紹介します。
- 招待された参加者のみが会議に参加できるようにするための措置を講じてください。 人々はこれを「ズームボミング」と呼ぶかもしれませんが、招待されていない人々がビデオ会議に現れることは、あらゆる種類のプラットフォームで考慮されるべきことです。リスクを軽減するためにあなたの会社は何ができるでしょうか?一部のサービスでは、主催者がミーティングをパスワードで保護できます。会議ごとまたは参加者ごとに一意の ID 番号を提供することでアクセスを制限するものもあります。これらの機能はデフォルトでは有効になっていない場合があるため、利用可能な設定を注意深く確認してください。定期的な会議を主催する場合、ほとんどのサービスでは、会議ごとに新しいパスワードまたは ID 番号を作成できます。この方法は古い認証情報を再利用するよりも安全であるため、従業員向けのポリシーとして確立してください。
- 他のツールを利用して、会議へのアクセスを制限します。 会議サービスでは、予定されている参加者が到着したら会議をロックし、他の参加者が参加できないようにするオプションを主催者に提供する場合があります。最高レベルの制御を実現するために、主催者は、参加しようとする各参加者を承認できる設定を有効にすることができます。また、必要に応じて、個々のユーザーをミーティングから削除することもできます。
- 会議に参加すると、ビデオ カメラとマイクがデフォルトでオンになる場合があります。 あなたが会議に参加するとすぐに、参加者はあなたの姿を見たり聞いたりできる可能性があることに注意してください。音声やビデオを共有したくない場合は、ほとんどのサービスで自分自身をミュートしたり、カメラをオフにしたりできます。デフォルト設定を調整して、次の会議まで設定を保存できる場合があります。また、サービスによっては、各通話の開始時に設定を調整する必要がある場合もあります。
- ビデオ会議が録画されているかどうかを確認してください。 多くのサービスでは、主催者が将来の参照のために会議を記録できます。サービスには、録音中であることを示す何らかのインジケーター (たとえば、明るい赤い円や「録音中」という単語) が表示されます。ただし、これらのインジケーターが表示されない場合でも、会議は記録される可能性があることに注意してください。ビデオ会議が参加者の知らないうちにオンラインで共有されたという報告を聞いたことがあります。最も安全な戦略は、録画される可能性があることを想定し、可能であればビデオ会議で個人情報を共有することを避けることです。
- 画面を共有する前に注意してください。 ほとんどのサービスには、スライド ショーなど、画面上の内容をグループと共有できる機能があります。ただし、画面を共有する前に、開いているドキュメント、ブラウザ ウィンドウ、または他の人に見せたくないものが画面上にないことを確認してください。一部のサービスには、ホストが画面共有をオフにしたり、その使用をホストに制限したりできるオプションがあります。
- 予期しないビデオ会議の招待を開いたり、リンクをクリックしたりしないでください。 ビデオ会議の急増に伴い、悪意のある攻撃者が会議への招待状や会議サービスからのその他の通信を模倣した電子メールを送信しています。信頼性を高めるために、企業内でよく知られた名前のロゴや外観をコピーする場合があります。ただし、これらのリンクには会議に連れて行かれる代わりに、ウイルスが含まれたり、コンピュータにマルウェアがインストールされたりする可能性があります。より安全な方法は、一定の時間に電話会議を予定していること、およびあなたの名前が記載された招待状が届くことを事前にスタッフまたは顧客に伝えておくことです。予期せぬ招待状を受け取った場合は、開かないよう伝え、リンクも絶対にクリックしないように伝えてください。ビデオ会議の詐欺師を阻止するためのもう 1 つのヒント: 使用しているサービスでアプリまたはデスクトップ アプリケーションをダウンロードする必要がある場合は、必ずサービスの Web サイトまたはプラットフォームのアプリ ストアから直接ダウンロードしてください。
- 機密保持が重要な場合、ビデオ会議は最良の選択肢ではない可能性があります。 情報のセキュリティを保証できる会議サービスはないため、特に機密性の高いトピックについて話す必要がある場合は、代替手段を検討してください。一般の人々が利用できる無料のサービスよりも、エンタープライズ サービスの方が会社と顧客に優れたセキュリティを提供できるかどうかを評価します。医療提供者と遠隔で会議をしている場合は、情報のプライバシーを守るためのより多くの安全策を備えた専用の遠隔医療会議サービスについて問い合わせてください。
- 会議サービスを使用する前に、サービスのプライバシー ポリシーの主要な条項を確認して、情報がどのように扱われるかを理解してください。 電話会議サービスはあなたについてどのような情報を収集しますか?プライバシー ポリシーは、会社が会議サービスの提供以外の目的であなたの情報を使用することを制限していますか?最後に、会議サービスはあなたの情報を広告主やその他の第三者と共有しますか?
- ビデオ会議ソフトウェアを更新します。 セキュリティ問題が発生するにつれ、多くのビデオ会議会社がパッチや修正プログラムを使用してソフトウェアを更新しています。そのため、ビジネスでは改良版を使用することが重要です。もちろん、サービスの Web サイトから直接更新を受け入れるだけです。
- ビジネスでの好ましいビデオ会議の習慣を確立します。 従業員は、大変な時期でも生産性を維持するために最善を尽くしています。しかし、善意のあるスタッフが、会社のプライバシーやセキュリティ基準を満たしていないビデオ会議サービスや、完全なマルウェアである可能性のあるビデオ会議サービスを有効にして、機密データを誤って危険にさらす可能性があります。これら 10 のヒントをチームと共有し、全社的なビデオ会議の「すべきこと」と「してはいけないこと」を確立し、ビデオ会議を主催または参加する際にはより安全なオプションを選択する必要性を強調してください。
