時は金なりなら、ChatGPT のような AI ツールを活用していない中小企業の経営者は、 … (+)
「中小企業」という表現は誤った呼び名です。ほとんどの中小企業の経営者や起業家は、決して小さな目標や野心を持っています。彼らはただ、自分たちのビジネスをコントロールし続けることを望んでいます。より多くのリソースを自由に使えるVCの出資を受けた新興企業と競争するのは難しい場合があります。しかし現在では、ChatGPT のようなツールにより、電子メールの作成やマーケティングを始めとして、大小の企業の競争の場が平等になりつつあります。
私は自力で立ち上げたビジネスのオーナーとして、定期的に ChatGPT などの AI ツールを使用してコミュニケーションを強化し、時間を節約し、ビジネスの展開を強化しています。これにより、会社にとって真の変革をもたらすタスクに集中するためのより多くのエネルギーが残されます。ここでは、小規模ビジネスの電子メールに ChatGPT を使用する方法を説明します。
ChatGPT を使ってメールを書く方法
大規模言語モデル (LLM) を初めて使用する場合は、「ChatGPT は現実的でプロフェッショナルな電子メールを作成できるのか?」と疑問に思うかもしれません。短い答え: はい。 ChatGPT はパーソナル AI アシスタントのように機能し、潜在的な顧客への売り込みや定型的な不在時の返信が必要な場合でも、プロフェッショナルな響きの草稿を生成できます。すべては「プロンプト」、つまり ChatGPT に与える指示から始まります。
プロンプトを作成するときは、ジャーナリストのように行動して、Who、What、Where、When、Why、How を考慮してください。形式 (例: テンプレートか 1 回限りのメッセージ)、トーン、対象者、タイミング、含める重要な詳細、そしてそもそもなぜ書くのかを指定します。プロンプト内のコンテキストは、ChatGPT が目標を達成するのに役立ちます。幸いなことに、ChatGPT は会話ツールであるため、やり取りを繰り返して、メールの下書きが期待どおりであることを確認できます。
小規模ビジネスの電子メールに ChatGPT を活用する
ChatGPT は、ビジネス電子メールや関連するマーケティング活動にさまざまな方法で役立ちます。 ChatGPT を使用すると、テンプレートと最初のドラフトをすばやく生成できます。コピーエディター、感性リーダー、または開発エディターとして機能し、トーンや構造などの文章の全体像に焦点を当てます。不要な通信をフィルタリングして除外できます。これにより、調査を迅速に実施できるため、説得力のある事実を含め、最大の影響を与えることができる対象者を電子メールで送信することができます。
これらのタスクに ChatGPT を使用する最大の利点は、時間とエネルギーを節約できることです。初稿、リサーチ、受信トレイ管理などの退屈なタスクを ChatGPT に委任することで、電子メールの口調を調整したり、受信者と個人的なつながりを築いたりするなど、自分にしかできないタスクにさらに集中することができます。その一方で、ChatGPT は常に信頼できるわけではありません。盗用したり、完全にでっちあげたりすることが知られています。研究によると、事実を要約すると、 ChatGPTテクノロジーは「幻覚を起こす」 約3パーセントの確率で。
電子メールの作成を ChatGPT に委任することは、完全に手綱を引き渡すことを意味するわけではありません。あなたは勤勉な編集者でなければなりません。
ここでは、小規模ビジネスの電子メールに ChatGPT を使用できる 5 つの方法を詳しく見ていきます。
1.メールフィルターを作成する
乱雑な電子メールを選別することは、エネルギーと生産性を著しく消耗する可能性があります。 ChatGPT を使用すると、受信トレイに届く「**特別ホリデー セール**」をすべて削除するのに時間を無駄にすることなく、電子メール フィルターを設定して重要な電子メールに集中できます。私の優先度の高い受信トレイでは、重要なメッセージが強調表示され、気を散らすものは排除されます。
中小企業にとって、これは時間の節約、生産性の向上、応答性の向上を意味し、競争力を維持するために不可欠です。フィルターを設定するための技術的な手順はオンラインで入手できますが、ChatGPT を使用してプロセスをガイドできます。 「『スパム オファー』という件名の電子メールを自動的に削除するには、Gmail フィルタを設定するにはどうすればよいですか?」のような単純なプロンプトが表示されます。 ChatGPT は、Gmail、Outlook、Apple Mail、Thunderbird などのプラットフォーム用のステップバイステップのガイダンスを生成します。
ChatGPT はノイズをカットすることで、中小企業が重要なコミュニケーションを優先するのに役立ちます。
2. 電子メールの構造草案を確認する
メールを書くのは簡単ですが、効果的なメールを書くのは芸術です。目的を達成するインパクトのある電子メールを作成するために、ハーバード ビジネス レビューは次のことを提案しています。 電子メールの数式: 受信者に取ってもらいたいアクションから始めて、そのアクションが必要な理由をフォローアップし、最後に質問に応じることができることを伝えます。
ChatGPT は、電子メールの構造を確認し、改善のためのヒントを提供することで、電子メールの効果を最大化するのに役立ちます。たとえば、上記の式を ChatGPT と共有し、電子メールを会話に貼り付け、電子メールがその構造を反映しているかどうかを尋ねることができます。適切に構造化された電子メールは、送信者と受信者の両方の時間を節約します。また、顧客エンゲージメントを強化し、信頼を構築し、応答率を向上させることもでき、そのすべてが中小企業にプラスの影響を与える可能性があります。
3. 細かい櫛でメールをコピー編集する
私の会社では、チーム メンバーに ChatGPT などの AI ツールを使用してメールをコピー編集することを推奨しています。 ChatGPT は、電子メールのタイプミス、文法上の誤り、明確さなどを迅速にレビューし、送信ボタンを押す前にメールが洗練されていることを確認できます。
なぜこれが重要なのでしょうか?最もよく構造化された魅力的なメールであっても、愚かなタイプミスがあればその効果は失われてしまいます。一見些細な間違いでも、最終的には信頼を傷つけ、ビジネスへの信頼を損なう可能性があります。
ChatGPT の使用は簡単です。メールの下書きをツールにコピーし、ツールにエラーを確認してもらい、必要に応じて調整を加えます。このわずかな時間の投資により、恥ずかしさを軽減し、中小企業の評判を高めることができます。
4. プロモーションメールの下書き
中小企業の経営者にとって、電子メール購読者リストを取得するには時間がかかりますが、マーケティング戦略にとっては不可欠な部分です。 ChatGPT は、新製品やサービスを宣伝するための電子メールを作成することで、苦労して獲得した顧客や潜在的な顧客とのコンタクトを活用するのに役立ちます。
ホリデーセールを開催しているとします。 ChatGPT を使用すると、電子メール マーケティングのベスト プラクティスを使用して魅力的なメッセージを作成できます。重要な詳細を入力し、求めるトーンを指定し、構造仕様を追加し、追加のコンテキストを提供するだけで、ニーズに合わせて電子メールを調整できます。
5. フィールドに関する FAQ のテンプレートを作成する
ビジネスを始めたばかりの頃、お客様から同じような問い合わせを受けていることにすぐに気づきました。毎回新しいメールを作成することなく FAQ に返信できるように、テンプレートを作成しました。 ChatGPT はテンプレートの下書きを生成できるため、メッセージを完成させることに集中できる時間が増えます。
まずは、よく受信するメールの種類と質問のリストを作成します。完全なリストをカテゴリにグループ化し、[ChatGPT]をタップすると、カテゴリごとに下書きテンプレートを準備できます。必要に応じて下書きを編集し、認識しやすいラベルを付けてテンプレートを電子メール プログラムに保存します。カテゴリに一致するクエリを受信した場合は、テンプレート内の受信者情報を更新して電子メールを送信します。驚くほど時間が節約され、ビジネス戦略や成長などのより高いレベルの質問について考えることができるようになるでしょう。
結論
時は金なりであれば、ChatGPT のような AI ツールを活用していない中小企業の経営者は、お金を無駄にしていることになります。適切なプロンプトを使用すると、執筆プロセスの最初のステップを自動化し、調査を迅速に実施し、プロフェッショナルな印象の電子メールの下書きを作成し、最終的にはビジネスのリーチを拡大できます。 ChatGPT を使用すると、より影響力のあるタスクに集中できるようになります。
