最近、個人情報の盗難についてよく話題になっています。もしかしたら、影響を受けた顧客の声を聞いたことがあるかもしれません。あなたの助けが大きな変化をもたらす可能性があります。実際、あなたの会社は個人情報盗難の被害者に盗難に関する記録のコピーを提供する必要があることをご存知ですか?
公正信用報告法 (FCRA) セクション 609(e) では、個人情報盗難の被害者 (または被害者の要求に応じて法執行機関) に盗難に関する記録のコピーを提供することが求められています。個人情報盗難の被害者からの書面による要求に応じて、30 日以内に、召喚状なしで無料で記録を提出する必要があります。これは「業務記録回転条項」と呼ばれることもあります。
個人情報盗難の被害者は、犯罪を記録したり自分の汚名を晴らすために記録が必要になる場合があります。あなたは彼らを助けたいと思っており、法律を遵守する必要があることを知っています。したがって、被害者の記録要求に対応するためのポリシーを必ず用意してください。
私たちが学んだことに基づいて、ビジネス記録の提出要求に応じる際に留意すべきいくつかの点を以下に示します。
- 考えてみてください。 所有しているレコードの種類を把握します。申請書、口座明細書、領収書、取引に関連する顧客サービスメモ、商品が購入または発送された場所を示す記録について考えてみましょう。自分が何を持っているかを把握していれば、個人情報盗難に関連するあらゆる種類の記録を被害者に確実に提供できるようになります。
- 広く考えてください。 FCRA の事業記録の譲渡条項は、新規アカウントの開設や既存アカウントでの購入など、あらゆる種類の個人情報盗難に適用されます。そのため、ポリシーを定期的に評価して、新たなタイプの個人情報盗難が発生したときにポリシーにそれが含まれていることを確認することが重要です。
- 重複することを恐れないでください。 FCRA では、被害者が以前に記録を受け取ったことがあっても、記録を提供する必要があります。例を次に示します。被害者が請求明細書で遅延通知を受け取った後、記録のリクエストを送信したとします。どうすればいいでしょうか？被害者がすでに請求明細書を受け取っている場合でも、請求明細書のコピーを含む、不正な請求に関連するすべての記録を作成してください。なぜ？特に個人情報の盗難が少し前に発生した場合、被害者は以前に受け取ったコピーを保管していない可能性があります。被害者が以前に記録にアクセスできたことを理由に被害者の要求を拒否することは、第 609 条 (e) に準拠しません。
609(e) の要求に応じて記録の提供を拒否できる場合があるのかと疑問に思われるかもしれません。 被害者の身元がわからない場合、FCRA では政府発行の身分証明書のコピーなどの身元証明を求めることができます。また、FTC 発行の個人情報盗難報告書や警察の報告書など、個人情報盗難の申し立ての証拠を求めることもできます。 FTC の個人情報盗難報告書は、情報が虚偽である場合、報告書を提出した人に刑事罰の対象となり、企業は警察の報告書と同様に扱うことができます。 これらの文書を受け取った後、誠意を持って被害者の身元を確認できない場合、または記録の要求が虚偽の表示に基づいていると信じる場合は、記録の提供を拒否することができます。
609(e) への準拠の詳細については、以下を参照してください。 企業は、個人情報盗難に関連する取引記録を被害者と法執行機関に提供する必要があります。
